Po ulozi

Računovodstvena priprema: virtuelni radnik

Prije nego što knjigovođa može knjižiti, neko mora skupiti račune, razvrstati ih po mjesecima, prepisati osnovne podatke i vidjeti šta fali. Taj dio obično rade vlasnik ili administracija, pod rokom, i često ga rade kasno i nepotpuno.

Virtuelni radnik preuzima pripremu: skuplja, razvrstava i čita dokumente te slaže folder za knjigovođu. Knjiženje, prijave i savjete radi knjigovođa ili računovodstveni servis.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obaveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Šta virtuelni radnik preuzima

  • Skupljanje računa i papira

    Račune i dokumente iz zajedničke pošte i skenova skuplja na jedno mjesto i razvrstava po mjesecu i vrsti.

  • Čitanje podataka s računa

    Iz računa čita dobavljača, broj, datum, iznos i druge dogovorene podatke i slaže ih u tabelu. Sumnjive vrijednosti označava umjesto da ih pogađa.

  • Uparivanje s izvodom

    Upoređuje stavke izvoda s dostavljenim računima i predlaže parove, a transakcije bez dokumenta izlista.

  • Spisak nedostajućeg

    Javlja šta nedostaje za zatvaranje mjeseca i priprema podsjetnik osobi koja dokument ima.

  • Folder za knjigovođu

    Na kraju perioda slaže uredno imenovan folder s tabelom podataka, koji knjigovođa preuzima bez dodatnih pitanja.

Kako izgleda početak saradnje

Redoslijed je ovakav. Tačan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Počinjemo od jednog mjeseca

    Radnik pripremi jedan prošli mjesec, a vi ga uporedite s onim što je pripremljeno ručno. Tako se odmah vidi gdje griješi.

  2. 2

    Dogovaramo format s knjigovođom

    Kako želi primiti dokumente i podatke: struktura foldera, kolone tabele, oznake. Radnik se prilagođava knjigovođi, a ne obrnuto.

  3. 3

    Provjera uz knjigovođu

    Prvih nekoliko perioda knjigovođa pregleda sve što radnik pripremi i javlja ispravke.

  4. 4

    Redovno vođenje

    Kad priprema prolazi bez većih ispravki, radnik je preuzima za tekuće periode uz uzorke za provjeru.

Šta nam treba od vas

  • pristup pošti ili folderu u kojem se skupljaju računi
  • izvode (izvoz iz banke ili PDF datoteke)
  • upute knjigovođe o formatu foldera i tabele
  • osobu koja daje odgovore na pitanja o sumnjivim dokumentima
  • pristup računovodstvenom programu samo ako to odobrite i vi i knjigovođa

Šta virtuelni radnik ne radi

  • Ne knjiži konačno i ne predaje porezne prijave niti obrasce.
  • Ne daje porezne niti računovodstvene savjete.
  • Ne mijenja podatke u računovodstvenom programu bez dozvole.
  • Ne zamjenjuje knjigovođu niti računovodstveni servis.

Najčešća pitanja

Šta je računovodstvena priprema?

To je posao prije knjiženja: skupljanje i razvrstavanje računa, prepisivanje osnovnih podataka, uparivanje s izvodima i spisak onoga što fali. Virtuelni radnik može preuzeti taj dio, a knjiži knjigovođa.

Radi li virtuelni radnik knjigovodstvo?

Ne. Priprema dokumente i podatke za knjigovođu. Knjiženje, prijave i savjete radi knjigovođa ili računovodstveni servis.

Koliko je tačno čitanje računa?

Tačnost zavisi od kvaliteta dokumenata i dogovorenih pravila, zato se prvih perioda provjerava sve. Vrijednosti u koje nije siguran radnik označava, ne pogađa ih.

Šta s računima na papiru?

Radnik može čitati skenove i fotografije računa, uz nešto veću vjerovatnoću greške nego kod digitalnih dokumenata. Takve dokumente označava za provjeru.

Treba li radniku pristup našem računovodstvenom programu?

Ne nužno. Može raditi s datotekama i tabelama koje knjigovođa preuzima. Direktan pristup programu dogovara se zasebno, uz odobrenje vas i knjigovođe.

Procjena sada, jasan broj za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koje vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 2026 M11 6.