Po djelatnosti

Virtuelni radnik za računovodstvene kancelarije i finansije

Računovodstvena kancelarija čeka dokumente. Klijenti ih šalju kasno, nepotpune ili na pogrešnu adresu, a neko mora urediti foldere, prepisati podatke s računa i podsjećati. Taj dio ne traži računovodstveno znanje, ali troši sate svakog mjeseca.

Virtuelni radnik preuzima prikupljanje, razvrstavanje i prvi unos, a knjigovođe se bave onim zbog čega ih klijenti plaćaju: knjiženjem, savjetom i kontrolom.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obaveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Šta virtuelni radnik preuzima

  • Podsjetnici klijentima za dokumente

    Prati šta je koji klijent dostavio i priprema podsjetnik sa spiskom onoga što fali. Slanje je uz vašu dozvolu.

  • Prijem i razvrstavanje

    Dokumente iz e-maila razvrstava po klijentu i periodu, imenuje ih po dogovorenom pravilu i odlaže u folder.

  • Unos podataka s računa

    Iz računa čita dobavljača, datum, iznos i druge dogovorene podatke i slaže ih u tabelu ili šablon. Knjigovođa provjerava prije knjiženja.

  • Spisak nedostajućeg po klijentu

    Upoređuje izvode i dostavljene dokumente i izlista transakcije bez pripadajućeg dokumenta.

  • Odgovori na ponavljajuća pitanja klijenata

    Na pitanja o rokovima i o tome šta treba dostaviti odgovara iz vaših uputa, a sve što traži stručno mišljenje prosljeđuje knjigovođi.

Kako izgleda početak saradnje

Redoslijed je ovakav. Tačan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Počinjemo od nekoliko klijenata

    Biramo nekoliko klijenata s uobičajenim dokumentima, da se pravila vide prije nego se prošire na cijelu kancelariju.

  2. 2

    Dogovaramo pravila imenovanja i unosa

    Zapisujemo kako vaša kancelarija imenuje datoteke, koje podatke prepisuje i šta označava kao sumnjivo.

  3. 3

    Provjera svakog unosa

    Na početku knjigovođa pregleda sve što radnik pripremi. Greške se bilježe i pravila se dopunjavaju.

  4. 4

    Dodajemo klijente i podsjetnike

    Kad unos prolazi bez većih ispravki, uključujemo više klijenata i podsjetnike.

Šta nam treba od vas

  • pristup e-mail sandučiću ili pošti u koju stižu dokumenti klijenata
  • spisak klijenata i šta koji redovno dostavlja
  • pravila imenovanja datoteka i strukturu foldera
  • tabelu ili šablon u koji se prepisuju podaci
  • osobu zaduženu za provjeru unosa prije knjiženja

Šta virtuelni radnik ne radi

  • Ne knjiži konačno i ne predaje prijave niti obrasce.
  • Ne daje porezne niti računovodstvene savjete klijentima.
  • Ne mijenja podatke u računovodstvenom softveru bez vašeg odobrenja.
  • Ne šalje klijentima ništa što niste dozvolili.

Najčešća pitanja

Može li virtuelni radnik knjižiti račune?

Ne konačno. Priprema podatke za knjiženje, a knjigovođa ih provjerava i knjiži. Odgovornost za knjiženje ostaje kod vaše kancelarije.

Koliko pouzdano radnik čita podatke s računa?

Zavisi od kvaliteta dokumenata i dogovorenih pravila. Zato se na početku provjerava svaki unos, a sumnjive vrijednosti radnik izdvaja umjesto da ih pogađa.

Šta s ličnim podacima klijenata?

Obim pristupa i mjesto obrade dogovaraju se prije uvođenja i usklađuju s GDPR-om. Podaci klijenata ostaju u vašim sistemima koliko god je moguće.

Može li radnik raditi u našem računovodstvenom programu?

Zavisi od programa i toga omogućava li izvoz ili interfejs. Do tada radi s tabelama i datotekama. Provjeravamo to na sastanku.

Hoće li klijenti znati da im piše virtuelni radnik?

Podsjetnici idu s adrese vaše kancelarije i uz vaše odobrenje. Kako ćete označiti da ih priprema virtuelni radnik, dogovaramo prije uvođenja, u skladu s važećim pravilima.

Procjena sada, jasan broj za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koje vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 2026 M11 6.