Po ulozi

Virtuelni administrator

U maloj i srednjoj firmi administraciju rijetko vodi jedna osoba s jednim opisom posla. Pošta, dokumenti, evidencije, dopisi i izvještaji raspoređeni su na ljude koji imaju drugi posao, pa se rade usput i nepotpuno.

Virtuelni administrator je AI agent koji preuzima taj ponavljajući kancelarijski posao na vašim postojećim alatima. Ne odlučuje umjesto vas: priprema, razvrstava i podsjeća, a vi odobravate ono što izlazi iz firme.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obaveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Šta virtuelni radnik preuzima

  • Razvrstavanje zajedničke pošte

    Dolazne e-mailove svrstava po vrsti (upit, račun, dokument, interna poruka) i usmjerava ih osobi zaduženoj za tu vrstu, uz kratak sažetak.

  • Imenovanje i arhiviranje dokumenata

    Dokumente imenuje prema vašem pravilu i odlaže u foldere po godini, partneru ili projektu, tako da se nađu bez pitanja kolegama.

  • Vođenje evidencija

    Ažurira tabele koje se vode ručno, na primjer spisak ugovora, rokova, opreme ili dokumenata koji ističu.

  • Podsjetnici za rokove

    Javlja kad ističe ugovor, certifikat, licenca ili neki drugi rok koji ste mu dali, s dovoljno vremena da neko reaguje.

  • Dopisi i sedmični izvještaji

    Iz šablona sastavlja standardne dopise i sedmični pregled za upravu iz podataka koje mu date.

Kako izgleda početak saradnje

Redoslijed je ovakav. Tačan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Biramo jednu grupu poslova

    Prođemo gdje administracija danas troši najviše vremena i biramo jednu stvar, najčešće zajedničku poštu ili arhivu dokumenata.

  2. 2

    Zapisujemo vaša pravila

    Kako imenujete dokumente, ko dobija koju vrstu pošte, šta je hitno. Radnik radi prema vašim pravilima, ne prema vlastitim.

  3. 3

    Rad uz pregled

    Prvo sve što radnik složi pregleda osoba iz administracije. Kad razvrstavanje prolazi bez ispravki, pregled se svodi na uzorak.

  4. 4

    Evidencije i podsjetnici

    Zatim dodajemo evidencije i podsjetnike za rokove, jer traže pristup tabelama i kalendarima.

Šta nam treba od vas

  • pristup zajedničkom e-mailu ili folderu koji razvrstavamo
  • pravila imenovanja i strukturu foldera, ili dogovor da ih zajedno složimo
  • tabele u kojima se vode evidencije
  • spisak rokova koji se prate
  • osobu u firmi kojoj radnik upućuje pitanja i izuzetke

Šta virtuelni radnik ne radi

  • Ne potpisuje dokumente niti daje ovlaštenja.
  • Ne briše dokumente niti e-mailove.
  • Ne šalje ništa izvan firme bez vašeg odobrenja, osim vrsta poruka koje ste izričito dozvolili.
  • Ne odlučuje šta je povjerljivo; to određujete vi.

Najčešća pitanja

Šta je virtuelni administrator?

To je AI agent koji preuzima ponavljajući kancelarijski posao: razvrstavanje pošte, arhiviranje dokumenata, vođenje evidencija i podsjetnike. Postavlja ga i održava HelpAi na alatima koje firma već koristi.

Mijenja li virtuelni administrator uposlenika?

Preuzima ponavljajući dio posla, a ne cijelo radno mjesto. Ljudi u firmi i dalje odlučuju, potpisuju i vode odnose s klijentima i dobavljačima.

Šta ako pogriješi pri razvrstavanju?

Na početku svaki rezultat pregleda čovjek, a ispravke se zapisuju kao nova pravila. Radnik ne briše ništa, pa se pogrešno razvrstan dokument uvijek može pronaći i premjestiti.

Treba li nam poseban sistem za upravljanje dokumentima?

Ne. Radi na e-mailu, zajedničkim folderima i tabelama koje već imate. Šta se može povezati, provjeravamo na sastanku.

Ko vidi naše dokumente?

Obim pristupa dogovara se prije uvođenja i svodi na ono što je potrebno za posao. Šta se sprema i gdje, usklađuje se s GDPR-om.

Procjena sada, jasan broj za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koje vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 2026 M11 6.