Po ulozi

Virtuelni referent nabavke

Nabavka se uglavnom sastoji od ponavljanja: isti dobavljači, isti artikli, iste tabele. Neko mora pitati za ponudu, uporediti je s prošlom, naručiti, pratiti isporuku i provjeriti odgovara li račun narudžbi. Greške tu koštaju direktno, ali ih najčešće uzrokuje prepisivanje, a ne loša odluka.

Virtuelni referent nabavke preuzima pripremu i kontrolu, a odluke o tome šta i od koga naručujete ostaju kod osobe zadužene za nabavku.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obaveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Šta virtuelni radnik preuzima

  • Upiti za ponude

    Iz internih zahtjeva priprema upit dobavljačima s potrebnim podacima o količini, specifikaciji i roku, koji osoba zadužena za nabavku odobrava i šalje.

  • Poređenje ponuda

    Ponude koje stižu u različitim oblicima svodi u jednu tabelu s cijenom, rokom isporuke i uslovima plaćanja.

  • Nacrt narudžbe

    Iz odabrane ponude ili dogovorenog cjenovnika slaže nacrt narudžbe. Narudžbu odobrava osoba zadužena za nabavku.

  • Praćenje isporuka

    Prati očekivane rokove i priprema podsjetnik dobavljaču kad isporuka kasni.

  • Usklađivanje narudžbe, otpremnice i računa

    Upoređuje narudžbu, otpremnicu i račun i izdvaja odstupanja u količini ili cijeni prije nego što račun ode na plaćanje.

Kako izgleda početak saradnje

Redoslijed je ovakav. Tačan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Biramo jednu grupu artikala ili dobavljača

    Počinjemo s onima koje naručujete najčešće, jer se pravila najlakše zapišu i provjere.

  2. 2

    Zapisujemo pravila nabavke

    Koga pitate za ponude, koje uslove tražite, do kojeg iznosa neko drugi mora odobriti. Radnik radi prema tim pravilima.

  3. 3

    Paralelni rad

    Radnik priprema ponude i narudžbe uz vaš uobičajeni postupak, pa se odmah vidi razlikuje li se i zašto.

  4. 4

    Kontrola računa

    Zatim dodajemo uparivanje narudžbe, otpremnice i računa, jer traži pristup većem broju dokumenata.

Šta nam treba od vas

  • spisak dobavljača s kontaktima i uslovima
  • cjenovnike i prošle narudžbe kao primjere
  • pravila nabavke: iznosi do kojih osoba zadužena za nabavku odlučuje sama, i obavezni uslovi
  • pristup e-mail sandučiću u koji stižu ponude, potvrde i otpremnice
  • osobu zaduženu za odobravanje narudžbi

Šta virtuelni radnik ne radi

  • Ne šalje narudžbe bez vašeg odobrenja.
  • Ne bira novog dobavljača niti pregovara o cijeni.
  • Ne odobrava isplatu računa.
  • Ne mijenja podatke u vašem sistemu bez dozvole.

Najčešća pitanja

Šta je virtuelni referent nabavke?

AI agent koji priprema upite i narudžbe dobavljačima, upoređuje ponude i prati isporuke. Postavlja ga i održava HelpAi na vašim alatima, a osoba zadužena za nabavku odobrava narudžbe.

Može li radnik otkriti pogrešne račune?

Može uporediti račun s narudžbom i otpremnicom i izdvojiti odstupanja u količini i cijeni. Je li odstupanje opravdano, odlučuje osoba zadužena za nabavku.

Može li radnik čitati ponude u PDF formatu?

Može izvući podatke iz ponuda u uobičajenim oblicima, a nejasne vrijednosti označava umjesto da ih pogađa. Koliko to dobro radi s vašim dobavljačima vidi se na njihovim stvarnim ponudama.

Može li radnik raditi s našim ERP-om?

Zavisi od sistema i toga omogućava li izvoz ili interfejs. Do tada radi s e-mailom i tabelama. Provjeravamo na sastanku.

Procjena sada, jasan broj za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koje vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 2026 M11 6.