Po ulozi

Virtualni referent nabave

Nabava se uglavnom sastoji od ponavljanja: isti dobavljači, isti artikli, iste tablice. Netko mora pitati za ponudu, usporediti je s prošlom, naručiti, pratiti isporuku i provjeriti odgovara li račun narudžbi. Greške tu koštaju izravno, ali ih najčešće uzrokuje prepisivanje, a ne loša odluka.

Virtualni referent nabave preuzima pripremu i kontrolu, a odluke o tome što i od koga naručujete ostaju kod nabavne osobe.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Što virtualni radnik preuzima

  • Upiti za ponude

    Iz internih zahtjeva priprema upit dobavljačima s potrebnim podacima o količini, specifikaciji i roku, koji nabavna osoba odobrava i šalje.

  • Usporedba ponuda

    Ponude koje stižu u različitim oblicima svodi u jednu tablicu s cijenom, rokom isporuke i uvjetima plaćanja.

  • Nacrt narudžbe

    Iz odabrane ponude ili dogovorenog cjenika slaže nacrt narudžbe. Narudžbu odobrava nabavna osoba.

  • Praćenje isporuka

    Prati očekivane rokove i priprema podsjetnik dobavljaču kad isporuka kasni.

  • Usklađivanje narudžbe, otpremnice i računa

    Uspoređuje narudžbu, otpremnicu i račun i izdvaja odstupanja u količini ili cijeni prije nego što račun ode na plaćanje.

Kako izgleda početak suradnje

Redoslijed je ovakav. Točan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Biramo jednu skupinu artikala ili dobavljača

    Počinjemo s onima koje naručujete najčešće, jer se pravila najlakše zapišu i provjere.

  2. 2

    Zapisujemo pravila nabave

    Koga pitate za ponude, koje uvjete tražite, do kojeg iznosa netko drugi mora odobriti. Radnik radi prema tim pravilima.

  3. 3

    Paralelni rad

    Radnik priprema ponude i narudžbe uz vaš uobičajeni postupak, pa se odmah vidi razlikuje li se i zašto.

  4. 4

    Kontrola računa

    Zatim dodajemo uparivanje narudžbe, otpremnice i računa, jer traži pristup većem broju dokumenata.

Što trebamo od vas

  • popis dobavljača s kontaktima i uvjetima
  • cjenike i prošle narudžbe kao primjere
  • pravila nabave: iznosi do kojih nabavna osoba odlučuje sama, i obvezni uvjeti
  • pristup e-mailu u koji stižu ponude, potvrde i otpremnice
  • osobu koja odobrava narudžbe

Što virtualni radnik ne radi

  • Ne šalje narudžbu bez vašeg odobrenja.
  • Ne bira novog dobavljača i ne pregovara o cijeni.
  • Ne odobrava plaćanje računa.
  • Ne mijenja podatke u vašem sustavu bez dopuštenja.

Najčešća pitanja

Što je virtualni referent nabave?

AI agent koji priprema upite i narudžbe dobavljačima, uspoređuje ponude i prati isporuke. Postavlja ga i održava HelpAi na vašim alatima, a nabavna osoba odobrava narudžbe.

Može li radnik otkriti krive račune?

Može usporediti račun s narudžbom i otpremnicom i izdvojiti odstupanja u količini i cijeni. Je li odstupanje opravdano, odlučuje nabavna osoba.

Čita li radnik ponude u PDF-u?

Može izvući podatke iz ponuda u uobičajenim oblicima, a nejasne vrijednosti označava umjesto da ih pogađa. Koliko to dobro radi s vašim dobavljačima vidi se na njihovim stvarnim ponudama.

Radi li radnik s našim ERP-om?

Ovisi o sustavu i tome omogućuje li izvoz ili sučelje. Do tada radi s e-mailom i tablicama. Provjeravamo na sastanku.

Procjena sada, jasna brojka za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koji vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 6. studenoga 2026.