Po ulozi

Računovodstvena priprema: virtualni radnik

Prije nego što knjigovođa može knjižiti, netko mora skupiti račune, razvrstati ih po mjesecima, prepisati osnovne podatke i vidjeti što fali. Taj dio obično rade vlasnik ili administracija, pod rokom, i često ga rade kasno i nepotpuno.

Virtualni radnik preuzima pripremu: skuplja, razvrstava i čita dokumente te slaže mapu za knjigovođu. Knjiženje, prijave i savjete radi knjigovođa ili računovodstveni servis.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Što virtualni radnik preuzima

  • Skupljanje računa i papira

    Račune i dokumente iz zajedničke pošte i skenova skuplja na jedno mjesto i razvrstava po mjesecu i vrsti.

  • Čitanje podataka s računa

    Iz računa čita dobavljača, broj, datum, iznos i druge dogovorene podatke i slaže ih u tablicu. Sumnjive vrijednosti označava umjesto da ih pogađa.

  • Uparivanje s izvodom

    Uspoređuje stavke izvoda s dostavljenim računima i predlaže parove, a transakcije bez dokumenta izlista.

  • Popis nedostajućeg

    Javlja što nedostaje za zatvaranje mjeseca i priprema podsjetnik osobi koja dokument ima.

  • Mapa za knjigovođu

    Na kraju razdoblja slaže uredno imenovanu mapu s tablicom podataka, koju knjigovođa preuzima bez dodatnih pitanja.

Kako izgleda početak suradnje

Redoslijed je ovakav. Točan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Počinjemo od jednog mjeseca

    Radnik pripremi jedan prošli mjesec, a vi ga usporedite s onim što je pripremljeno ručno. Tako se odmah vidi gdje griješi.

  2. 2

    Dogovaramo format s knjigovođom

    Kako želi primiti dokumente i podatke: struktura mape, stupci tablice, oznake. Radnik se prilagođava knjigovođi, a ne obrnuto.

  3. 3

    Provjera uz knjigovođu

    Prvih nekoliko razdoblja knjigovođa pregledava sve što radnik pripremi i javlja ispravke.

  4. 4

    Redovito vođenje

    Kad priprema prolazi bez većih ispravaka, radnik je preuzima za tekuća razdoblja uz uzorke za provjeru.

Što trebamo od vas

  • pristup pošti ili mapi u kojoj se skupljaju računi
  • izvode (izvoz iz banke ili PDF)
  • upute knjigovođe o formatu mape i tablice
  • osobu koja odgovara na pitanja o sumnjivim dokumentima
  • pristup računovodstvenom programu samo ako to knjigovođa i vi odobrite

Što virtualni radnik ne radi

  • Ne knjiži konačno i ne predaje porezne prijave ni obrasce.
  • Ne daje porezne ni računovodstvene savjete.
  • Ne mijenja podatke u računovodstvenom programu bez odobrenja.
  • Ne zamjenjuje knjigovođu ni računovodstveni servis.

Najčešća pitanja

Što je računovodstvena priprema?

To je posao prije knjiženja: skupljanje i razvrstavanje računa, prepisivanje osnovnih podataka, uparivanje s izvodima i popis onoga što fali. Virtualni radnik može preuzeti taj dio, a knjiži knjigovođa.

Radi li virtualni radnik knjigovodstvo?

Ne. Priprema dokumente i podatke za knjigovođu. Knjiženje, prijave i savjete radi knjigovođa ili računovodstveni servis.

Koliko je točno čitanje računa?

Točnost ovisi o kvaliteti dokumenata i dogovorenim pravilima, zato se prvih razdoblja provjerava sve. Vrijednosti u koje nije siguran radnik označava, ne pogađa ih.

Što s računima na papiru?

Radnik može čitati skenove i fotografije računa, uz nešto veću vjerojatnost greške nego kod digitalnih dokumenata. Takve dokumente označava za provjeru.

Treba li radnik pristup našem računovodstvenom programu?

Ne nužno. Može raditi s datotekama i tablicama koje knjigovođa preuzima. Izravan pristup programu dogovara se zasebno, uz odobrenje vas i knjigovođe.

Procjena sada, jasna brojka za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koji vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 6. studenoga 2026.