Po ulozi

Virtuelni recepcioner

Recepcija je mjesto gdje se prvi put susreću vaša firma i klijent, a odgovor često kasni jer osoba na recepciji radi nešto drugo ili je radno vrijeme završilo. Klijent koji ne dobije odgovor rezerviše kod drugoga.

Virtuelni recepcioner odgovara na upite za termine, rezervacije i osnovne informacije u pisanim kanalima, i izvan radnog vremena. Sve što izlazi iz dogovorenog prosljeđuje vašem osoblju.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obaveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Šta virtuelni radnik preuzima

  • Odgovori na upite

    Na upite za termin ili rezervaciju odgovara iz informacija koje mu date: usluge, trajanje, cijene, pravila, upute za dolazak.

  • Predlaganje termina

    Iz kalendara ili tabele slobodnih termina koju otvorite predlaže termine i, kad mu to dozvolite, zauzima ih.

  • Potvrde i podsjetnici

    Šalje potvrdu termina i podsjetnik prije dolaska, s mogućnošću potvrde ili otkaza.

  • Premještanje i otkazivanje

    Prima zahtjeve za premještanje i otkaz, mijenja termin prema pravilima i nudi oslobođeni termin osobama s liste čekanja.

  • Prosljeđivanje osoblju

    Pitanja izvan dogovorenog, žalbe i hitne stvari prosljeđuje osobi koju odredite, uz kratak sažetak razgovora.

Kako izgleda početak saradnje

Redoslijed je ovakav. Tačan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Biramo kanal i vrstu upita

    Počinjemo od jednog kanala, na primjer e-maila, i od najčešćih upita, da se vidi šta klijenti stvarno pitaju.

  2. 2

    Zapisujemo pravila termina

    Trajanje usluga, razmaci između termina, pravila otkazivanja, ko radi šta. Radnik ne smije nagađati.

  3. 3

    Termini uz vašu potvrdu

    Na početku osoblje potvrđuje prijedloge termina. Kad prolaze bez ispravki, možete dozvoliti samostalno zauzimanje jednostavnih termina.

  4. 4

    Podsjetnici i dodatni kanali

    Zatim uključujemo podsjetnike i dodatne kanale.

Šta nam treba od vas

  • kalendar ili tabelu slobodnih termina s pristupom
  • spisak usluga s trajanjem, cijenom i pravilima otkazivanja
  • upute za dolazak i odgovore na pitanja koja se najčešće postavljaju
  • spisak tema koje se uvijek prosljeđuju osoblju
  • pristup kanalima preko kojih klijenti pišu

Šta virtuelni radnik ne radi

  • Opis uloge odnosi se na pisane kanale (e-mail, poruke, obrazac). Telefonske pozive ne obećavamo; to pitajte na sastanku.
  • Ne mijenja cijene niti pravila otkazivanja i ne odobrava izuzetke.
  • Ne daje stručne savjete, kao što su medicinski ili pravni.
  • Ne rješava žalbe, nego ih prosljeđuje osoblju.

Najčešća pitanja

Šta je virtuelni recepcioner?

AI agent koji odgovara na upite za termine i rezervacije, potvrđuje ih i šalje podsjetnike. Postavlja ga i održava HelpAi, a osoblje preuzima sve što traži čovjeka.

Javlja li se virtuelni recepcioner na telefon?

Ne. Opisani posao odnosi se na pisane kanale: e-mail, poruke i obrazac. Ako vas zanimaju i telefonski pozivi, to pitajte na sastanku.

Može li radnik sam rezervisati termine?

Ako mu otvorite kalendar i izričito dozvolite, može zauzimati jednostavne termine prema dogovorenim pravilima. Dok to ne dozvolite, predlaže termine, a osoblje ih potvrđuje.

Šta ako klijent traži nešto neuobičajeno?

Radnik prepoznaje zahtjeve izvan dogovorenog i prosljeđuje ih osoblju s kratkim sažetkom. Ne odlučuje o izuzecima.

Procjena sada, jasan broj za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koje vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 2026 M11 6.