Po ulozi

Virtuelni recepcioner

Recepcija je mesto gde se prvi put sreću vaša firma i klijent, a odgovor često kasni jer osoba na recepciji radi nešto drugo ili je radno vreme završeno. Klijent koji ne dobije odgovor rezerviše kod nekog drugog.

Virtuelni recepcioner odgovara na upite za termine, rezervacije i osnovne informacije u pisanim kanalima, i van radnog vremena. Sve što izlazi iz dogovorenog prosleđuje vašem osoblju.

Pokrenite procenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za ceo sažetak. Bez obaveze. Nakon procene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Šta virtuelni radnik preuzima

  • Odgovori na upite

    Na upite za termin ili rezervaciju odgovara iz informacija koje mu date: usluge, trajanje, cene, pravila, uputstva za dolazak.

  • Predlaganje termina

    Iz kalendara ili tabele slobodnih termina koju otvorite predlaže termine i, kad mu to dozvolite, zauzima ih.

  • Potvrde i podsetnici

    Šalje potvrdu termina i podsetnik pre dolaska, uz mogućnost potvrde ili otkaza.

  • Pomeranje i otkazivanje

    Prima zahteve za pomeranje i otkaz, menja termin prema pravilima i nudi oslobođeni termin osobama sa liste čekanja.

  • Prosleđivanje osoblju

    Pitanja van dogovorenog, žalbe i hitne stvari prosleđuje osobi koju odredite, uz kratak sažetak razgovora.

Kako izgleda početak saradnje

Redosled je ovakav. Tačan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Biramo kanal i vrstu upita

    Počinjemo od jednog kanala, na primer imejla, i od najčešćih upita, da se vidi šta klijenti stvarno pitaju.

  2. 2

    Zapisujemo pravila termina

    Trajanje usluga, razmaci između termina, pravila otkazivanja, ko radi šta. Radnik ne sme da nagađa.

  3. 3

    Termini uz vašu potvrdu

    Na početku osoblje potvrđuje predloge termina. Kad prolaze bez ispravki, možete da dozvolite samostalno zauzimanje jednostavnih termina.

  4. 4

    Podsetnici i dodatni kanali

    Zatim uključujemo podsetnike i dodatne kanale.

Šta nam treba od vas

  • kalendar ili tabelu slobodnih termina sa pristupom
  • spisak usluga sa trajanjem, cenom i pravilima otkazivanja
  • uputstva za dolazak i odgovore na najčešća pitanja
  • spisak tema koje se uvek prosleđuju osoblju
  • pristup kanalima u kojima klijenti pišu

Šta virtuelni radnik ne radi

  • Opis uloge odnosi se na pisane kanale (imejl, poruke, obrazac). Telefonske pozive ne obećavamo; to pitajte na sastanku.
  • Ne menja cene ni pravila otkazivanja i ne odobrava izuzetke.
  • Ne daje stručne savete, na primer medicinske ili pravne.
  • Ne rešava žalbe, prosleđuje ih osoblju.

Najčešća pitanja

Šta je virtuelni recepcioner?

AI agent koji odgovara na upite za termine i rezervacije, potvrđuje ih i šalje podsetnike. Postavlja ga i održava HelpAi, a osoblje preuzima sve što traži čoveka.

Javlja li se virtuelni recepcioner na telefon?

Ne. Opisani posao odnosi se na pisane kanale: imejl, poruke i obrazac. Ako vas zanimaju i telefonski pozivi, to pitajte na sastanku.

Može li radnik sam da zauzima termine?

Ako mu otvorite kalendar i izričito dozvolite, može da zauzima jednostavne termine prema dogovorenim pravilima. Dok to ne dozvolite, predlaže termine, a osoblje ih potvrđuje.

Šta ako klijent traži nešto neobično?

Radnik prepoznaje zahteve van dogovorenog i prosleđuje ih osoblju uz kratak sažetak. Ne odlučuje o izuzecima.

Procena sada, jasan broj za upravu.

Procena pokazuje raspon sati i novca koje vaša firma može da vrati. Ako ima smisla, sledeći korak je sastanak od 30 minuta. Cenu i rok dobijate tamo, kad znamo vaš posao.

Pokrenite procenu

Ažurirano 6. novembar 2026.