Po ulozi

Virtualni recepcioner

Recepcija je mjesto gdje se prvi put susreću vaša firma i klijent, a odgovor često kasni jer osoba na recepciji radi nešto drugo ili je radno vrijeme završilo. Klijent koji ne dobije odgovor rezervira kod drugoga.

Virtualni recepcioner odgovara na upite za termine, rezervacije i osnovne informacije u pisanim kanalima, i izvan radnog vremena. Sve što izlazi iz dogovorenog prosljeđuje vašem osoblju.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Što virtualni radnik preuzima

  • Odgovori na upite

    Na upite za termin ili rezervaciju odgovara iz informacija koje mu date: usluge, trajanje, cijene, pravila, upute za dolazak.

  • Predlaganje termina

    Iz kalendara ili tablice slobodnih termina koju otvorite predlaže termine i, kad mu to dopustite, ih zauzima.

  • Potvrde i podsjetnici

    Šalje potvrdu termina i podsjetnik prije dolaska, s mogućnošću potvrde ili otkaza.

  • Premještanje i otkazivanje

    Prima zahtjeve za premještanje i otkaz, mijenja termin prema pravilima i nudi oslobođeni termin osobama s liste čekanja.

  • Prosljeđivanje osoblju

    Pitanja izvan dogovorenog, žalbe i hitne stvari prosljeđuje osobi koju odredite, uz kratki sažetak razgovora.

Kako izgleda početak suradnje

Redoslijed je ovakav. Točan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Biramo kanal i vrstu upita

    Počinjemo od jednog kanala, na primjer e-maila, i od najčešćih upita, da se vidi što klijenti stvarno pitaju.

  2. 2

    Zapisujemo pravila termina

    Trajanje usluga, razmaci između termina, pravila otkazivanja, tko radi što. Radnik ne smije nagađati.

  3. 3

    Termini uz vašu potvrdu

    Na početku osoblje potvrđuje prijedloge termina. Kad prolaze bez ispravaka, možete dopustiti samostalno zauzimanje jednostavnih termina.

  4. 4

    Podsjetnici i dodatni kanali

    Zatim uključujemo podsjetnike i dodatne kanale.

Što trebamo od vas

  • kalendar ili tablicu slobodnih termina s pristupom
  • popis usluga s trajanjem, cijenom i pravilima otkazivanja
  • upute za dolazak i odgovore na najčešća pitanja
  • popis tema koje se uvijek prosljeđuju osoblju
  • pristup kanalima u kojima klijenti pišu

Što virtualni radnik ne radi

  • Opis uloge odnosi se na pisane kanale (e-mail, poruke, obrazac). Telefonske pozive ne obećavamo; to pitajte na sastanku.
  • Ne mijenja cijene ni pravila otkazivanja i ne odobrava iznimke.
  • Ne daje stručne savjete, na primjer medicinske ili pravne.
  • Ne rješava žalbe, prosljeđuje ih osoblju.

Najčešća pitanja

Što je virtualni recepcioner?

AI agent koji odgovara na upite za termine i rezervacije, potvrđuje ih i šalje podsjetnike. Postavlja ga i održava HelpAi, a osoblje preuzima sve što traži čovjeka.

Javlja li se virtualni recepcioner na telefon?

Ne. Opisani posao odnosi se na pisane kanale: e-mail, poruke i obrazac. Ako vas zanimaju i telefonski pozivi, to pitajte na sastanku.

Može li radnik sam zauzimati termine?

Ako mu otvorite kalendar i izričito dopustite, može zauzimati jednostavne termine prema dogovorenim pravilima. Dok to ne dopustite, predlaže termine, a osoblje ih potvrđuje.

Što ako klijent traži nešto neuobičajeno?

Radnik prepoznaje zahtjeve izvan dogovorenog i prosljeđuje ih osoblju s kratkim sažetkom. Ne odlučuje o iznimkama.

Procjena sada, jasna brojka za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koji vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 6. studenoga 2026.