Po ulozi

Virtualni administrator

Administracija u maloj i srednjoj firmi rijetko ima jednu osobu s jednim opisom posla. Pošta, dokumenti, evidencije, dopisi i izvještaji raspoređeni su po ljudima koji imaju drugi posao, pa se rade usput i nepotpuno.

Virtualni administrator je AI agent koji preuzima taj ponavljajući uredski posao na vašim postojećim alatima. Ne odlučuje umjesto vas: priprema, razvrstava i podsjeća, a vi odobravate ono što izlazi iz firme.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Što virtualni radnik preuzima

  • Razvrstavanje zajedničke pošte

    Dolazne mailove svrstava po vrsti (upit, račun, dokument, interna poruka) i usmjerava ih osobi zaduženoj za tu vrstu, uz kratak sažetak.

  • Imenovanje i arhiviranje dokumenata

    Dokumente imenuje prema vašem pravilu i odlaže u mape po godini, partneru ili projektu, tako da se nađu bez pitanja kolegama.

  • Vođenje evidencija

    Ažurira tablice koje se vode ručno, na primjer popis ugovora, rokova, opreme ili dokumenata koji istječu.

  • Podsjetnici za rokove

    Javlja kad ističe ugovor, certifikat, licenca ili neki drugi rok koji ste mu dali, s dovoljno vremena da netko reagira.

  • Dopisi i tjedni izvještaji

    Iz predložaka sastavlja standardne dopise i tjedni pregled za upravu iz podataka koje mu date.

Kako izgleda početak suradnje

Redoslijed je ovakav. Točan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Biramo jednu skupinu poslova

    Prođemo gdje administracija danas troši najviše vremena i biramo jednu stvar, najčešće zajedničku poštu ili arhivu dokumenata.

  2. 2

    Zapisujemo vaša pravila

    Kako imenujete dokumente, tko dobiva koju vrstu pošte, što je hitno. Radnik radi prema vašim pravilima, ne prema vlastitim.

  3. 3

    Rad uz pregled

    Prvo sve što radnik složi pregledava osoba iz administracije. Kad razvrstavanje prolazi bez ispravaka, pregled se smanjuje na uzorak.

  4. 4

    Evidencije i podsjetnici

    Zatim dodajemo evidencije i podsjetnike za rokove, jer traže pristup tablicama i kalendarima.

Što trebamo od vas

  • pristup zajedničkom e-mailu ili mapi koju razvrstavamo
  • pravila imenovanja i strukturu mapa, ili dogovor da ih zajedno složimo
  • tablice u kojima se vode evidencije
  • popis rokova koji se prate
  • osobu iz firme kojoj radnik šalje pitanja i izuzetke

Što virtualni radnik ne radi

  • Ne potpisuje dokumente i ne daje ovlaštenja.
  • Ne briše dokumente ni mailove.
  • Ne šalje ništa izvan firme bez vašeg odobrenja, osim vrsta poruka koje ste izričito dopustili.
  • Ne odlučuje što je povjerljivo; to određujete vi.

Najčešća pitanja

Što je virtualni administrator?

To je AI agent koji preuzima ponavljajući uredski posao: razvrstavanje pošte, arhiviranje dokumenata, vođenje evidencija i podsjetnike. Postavlja ga i održava HelpAi na alatima koje firma već koristi.

Mijenja li virtualni administrator zaposlenika?

Preuzima ponavljajući dio posla, a ne cijelo radno mjesto. Ljudi u firmi i dalje odlučuju, potpisuju i vode odnose s klijentima i dobavljačima.

Što ako pogriješi pri razvrstavanju?

Na početku svaki rezultat pregledava čovjek, a ispravci se zapisuju kao nova pravila. Radnik ne briše ništa, pa se pogrešno razvrstan dokument uvijek može pronaći i premjestiti.

Treba li nam poseban program za dokumente?

Ne. Radi na e-mailu, zajedničkim mapama i tablicama koje već imate. Što se može povezati, provjeravamo na sastanku.

Tko vidi naše dokumente?

Opseg pristupa dogovara se prije uvođenja i svodi na ono što je potrebno za posao. Što se sprema i gdje, usklađuje se s GDPR-om.

Procjena sada, jasna brojka za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koji vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 6. studenoga 2026.