Po djelatnosti

Virtualni radnik za računovodstvene urede i financije

Računovodstveni ured čeka dokumente. Klijenti ih šalju kasno, nepotpune ili na pogrešnu adresu, a netko mora urediti mape, prepisati podatke s računa i podsjećati. Taj dio ne traži računovodstveno znanje, ali troši sate svakog mjeseca.

Virtualni radnik preuzima prikupljanje, razvrstavanje i prvi unos, a knjigovođe se bave onim zbog čega ih klijenti plaćaju: knjiženjem, savjetom i kontrolom.

Pokreni procjenu

Raspon uštede vidite odmah nakon pitanja, a kontakt tražimo tek za cijeli sažetak. Bez obveze. Nakon procjene možete zatražiti sastanak od 30 minuta.

Što virtualni radnik preuzima

  • Podsjetnici klijentima za dokumente

    Prati što je koji klijent dostavio i priprema podsjetnik s popisom onoga što fali. Slanje je uz vaše dopuštenje.

  • Prijam i razvrstavanje

    Dokumente iz maila razvrstava po klijentu i razdoblju, imenuje ih po dogovorenom pravilu i odlaže u mapu.

  • Unos podataka s računa

    Iz računa čita dobavljača, datum, iznos i druge dogovorene podatke i slaže ih u tablicu ili predložak. Knjigovođa provjerava prije knjiženja.

  • Popis nedostajućeg po klijentu

    Uspoređuje izvode i dostavljene dokumente i izlista transakcije bez pripadajućeg dokumenta.

  • Odgovori na ponavljajuća pitanja klijenata

    Na pitanja o rokovima i o tome što treba dostaviti odgovara iz vaših uputa, a sve što traži stručno mišljenje prosljeđuje knjigovođi.

Kako izgleda početak suradnje

Redoslijed je ovakav. Točan raspored i rokove dogovaramo na sastanku, kad znamo vaš posao.

  1. 1

    Počinjemo od nekoliko klijenata

    Biramo nekoliko klijenata s uobičajenim dokumentima, da se pravila vide prije nego se prošire na cijeli ured.

  2. 2

    Dogovaramo pravila imenovanja i unosa

    Zapisujemo kako vaš ured imenuje datoteke, koje podatke prepisuje i što označava kao sumnjivo.

  3. 3

    Provjera svakog unosa

    Na početku knjigovođa pregledava sve što radnik pripremi. Greške se bilježe i pravila se dopunjavaju.

  4. 4

    Dodajemo klijente i podsjetnike

    Kad unos prolazi bez većih ispravaka, uključujemo više klijenata i podsjetnike.

Što trebamo od vas

  • pristup e-mailu ili pošti u koju stižu dokumenti klijenata
  • popis klijenata i što koji redovito dostavlja
  • pravila imenovanja datoteka i strukturu mapa
  • tablicu ili predložak u koji se prepisuju podaci
  • osobu koja provjerava unose prije knjiženja

Što virtualni radnik ne radi

  • Ne knjiži konačno i ne predaje prijave ni obrasce.
  • Ne daje porezne ni računovodstvene savjete klijentima.
  • Ne mijenja podatke u računovodstvenom programu bez vašeg odobrenja.
  • Ne šalje klijentima ništa što niste dopustili.

Najčešća pitanja

Može li virtualni radnik knjižiti račune?

Ne konačno. Priprema podatke za knjiženje, a knjigovođa ih provjerava i knjiži. Odgovornost za knjiženje ostaje kod vašeg ureda.

Koliko je pouzdano čitanje podataka s računa?

Ovisi o kvaliteti dokumenata i dogovorenim pravilima. Zato se na početku provjerava svaki unos, a sumnjive vrijednosti radnik izdvaja umjesto da ih pogađa.

Što s osobnim podacima klijenata?

Opseg pristupa i mjesto obrade dogovaraju se prije uvođenja i usklađuju s GDPR-om. Podaci klijenata ostaju u vašim sustavima koliko god je moguće.

Radi li radnik u našem računovodstvenom programu?

Ovisi o programu i tome omogućuje li izvoz ili sučelje. Do tada radi s tablicama i datotekama. Provjeravamo to na sastanku.

Hoće li klijenti znati da im piše virtualni radnik?

Podsjetnici idu s adrese vašeg ureda i uz vaše odobrenje. Kako ćete označiti da ih priprema virtualni radnik, dogovaramo prije uvođenja, u skladu s važećim pravilima.

Procjena sada, jasna brojka za upravu.

Procjena pokazuje raspon sati i novca koji vaša firma može vratiti. Ako ima smisla, sljedeći korak je sastanak od 30 minuta. Cijenu i rok dobijete tamo, kad znamo vaš posao.

Pokreni procjenu

Ažurirano 6. studenoga 2026.